Analyser et organiser votre GED sans complexité inutile
Ce guide vous aide à auditer vos documents, construire un plan de classement cohérent et choisir les bons outils/workflows pour fluidifier vos processus métier.
Contenus & stockage
Comprendre où sont stockés les documents et ceux qui sont réellement utilisés.
- Plus de 5 silos (serveur réseau, SharePoint, Drive, Dropbox…)
- Doublons fréquents et documents orphelins
- Volumes > 1 To sans politique d'archivage
Processus métiers
Identifier les flux documentaires critiques : commandes, RH, qualité, juridique.
- Workflows gérés par e-mails ou feuilles Excel
- Absence de traçabilité sur les validations
- Documents sensibles partagés hors organisation
Gouvernance
Définir qui est responsable des contenus, de la sécurité et de la conformité.
- Pas de plan de classement officiel
- Pas d'anonymisation / purge automatique
- Aucun audit de droits utilisateurs
Plan de classement
Une structure claire (fonctions, projets, dossiers) avec des métadonnées obligatoires.
- Définir 6-8 familles principales max
- Associer des métadonnées : type, confidentialité, statut
- Documenter les propriétaires (data owners)
Cycle de vie & obligations
Conserver, archiver, détruire selon les règles légales et métier.
- Rétention adaptée par catégorie (RH, fiscal, qualité)
- Archivage automatique vers coffre-fort lorsque nécessaire
- Gestion des versions et journalisation des accès
Accès & sécurité
Droits basés sur les rôles, partage sécurisé et supervision.
- Groupes AD / Azure AD synchronisés
- Partage externe contrôlé (expiration, watermark)
- Alertes sur accès sensibles ou export massif
Socle GED
Stockage centralisé avec versioning et API.
Exemples : SharePoint Online, M-Files, Alfresco, Google Drive Entreprise
Orchestration & workflow
Automatisation des validations, signatures et notifications.
Exemples : Power Automate, Make, DocuSign, Zeendoc
Recherche & classification
Tagging automatique, OCR, moteur de recherche transverse.
Exemples : Microsoft Syntex, Elastic Search, Mindee
Protection & conformité
Coffre-fort numérique, archivage légal, DLP.
Exemples : Tessi, Docaposte, Microsoft Purview
Validation contrat
Tracer les modifications et approbations avant signature.
- Modèle unique + versioning
- Circuit de validation par rôle (juridique, finance, direction)
- Signature électronique intégrée
Procédure qualité
Garder les versions à jour et diffuser les nouveaux documents.
- Rappel automatique avant expiration
- Notification aux équipes concernées
- Archivage de l'ancienne version
Dossier collaborateur
Centraliser pièces RH et garantir confidentialité.
- Création automatisée à l'arrivée
- Restriction d'accès (RH seulement)
- Purge à échéance légale
Cartographie & audit
- Inventaire des silos
- Analyse d'usage
- Priorisation risques
Design GED cible
- Plan de classement
- Modèle métadonnées
- Politique droits
Pilote contrôlé
- Migration d'un périmètre
- Recette workflows
- Feedback utilisateurs
Déploiement & gouvernance
- Calendrier migration
- Comité GED trimestriel
- Tableau de bord KPIs
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